Đóng

Contact Information

Head Office

Vietnam Adventures 

Phone: 0934674990

Email: vietnamadventurestour@gmail.com 


Maps

09/05/2018

PMS là gì – phần mềm quản lý khách sạn

PMS là gì? PMS là viết tắt của Property Managmement System. Đây là từ chỉ phần mềm quản lý khách sạn. Thông qua hệ thống quản lý, các phòng ban trong khách sạn có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của mình.

  1. Tại sao khách sạn cần sử dụng phần mềm quản lý khách sạn – PMS

Khách sạn là một loại hình cơ sở lưu trú cung cấp dịch vụ ăn uống, chổ ở, đi lại, giải trí. Mỗi bộ phận trong khách sạn đều có chức năng, nhiệm vụ quan trọng nhất định. Tuy nhiên lễ tân là bộ phận tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, là trung tâm điều phối giữa các bộ phận đảm bảo cho sự hoạt động của cả khách sạn được vận hành hiệu quả. Vì vậy bộ phận cần sử dụng hệ thống đồng bộ hóa nhất trong khách sạn để quản lý các hoạt động có liên quan chính là lễ tân (Front office – FO). Ngoài ra, để có thể đồng bộ hóa và quản lý hiệu quả hơn thì các bộ phận khác cũng cần kết nối với phần mềm quản lý khách sạn (PMS) là nhà hàng, kế toán, đặt phòng…

  1. Dùng phần mềm quản lý khách sạn (PMS) có lợi ích gì cụ thể cho việc vận hành, quản lý hoạt động trong khách sạn?
  • PMS giúp lưu trữ cơ sở dữ liệu một cách đồng bộ
  • PMS giúp chủ khách sạn, tổng quản lý khách sạn (GM) giám sát, điều phối, quản lý từ xa mà không cần có mặt tại khách sạn
  • PMS hỗ trợ các bộ phận có liên quan quản lý nhiều dịch vụ kèm thêm như spa, nhà hàng…
  • PMS hỗ trợ công suất bán phòng được tối đa hóa do được điều phối tự động, nhanh chóng
  • PMS có thể tích hợp với hệ thống đặt phòng trực tuyến (Booking Engine) để phân bổ nguồn khách đặt qua website
  • PMS có thể tích hợp với kênh quản trị phân phối (Channel manager) để phân bổ nguồn khách đặt qua các kênh phân phối như Booking.com, Expedia, Agoda…
  • PMS có thể cập nhật các báo cáo tổng hợp, chính xác, nhanh chóng giúp quản lý đưa ra quyết định kịp thời
  • PMS hỗ trợ làm Email Marketing
  • PMS giúp chủ khách sạn tiết kiệm chi phí
  • PMS giúp chủ khách sạn, tổng quản lý khách sạn (GM) giám sát lý nhân viên dễ dàng
  • PMS thúc đẩy tính hiệu quả làm việc, phối hợp, hỗ trợ giữa bộ phận lễ tân và các bộ phận có liên quan
  1. Các loại PMS: Có 2 loại phần mềm quản lý khách sạn:
  • Local PMS: phần mềm này yêu cầu lớn về kỹ thuật như máy trạm, hệ điều hành, card mạng, thiết bị lưu trữ dự phòng bên ngoài, trung tâm dữ liệu…
  • Cloud-based PMS: phần mềm này không cần cài trên máy tính mà toàn bộ máy trạm, hệ điều hành đều được điều khiển từ xa. Chỉ cần thiết bị kết nối internet và truy cập tài khoản log-in để quản lý
  1. Chức năng của phần mềm quản lý khách sạn (PMS) đối với từng bộ phận trong khách sạn như thế nào?

 a) Đối với bộ phận bán hàng và marketing (Sales & Marketing)

  • Giúp quản lý khách hàng từ website, kênh phân phối nếu
  • Giúp quản lý đặt phòng cho khách lẻ (FIT), khách đoàn (GIT), khách hãng nước ngoài (Wholesales, charter), từ các hãng lữ hành (Travel agents), công ty quản lý điểm đến (DMC), công ty điều hành du lịch (Operators)
  • Giúp quản lý đặt phòng cho khách doanh nghiệp (Corportate Travel) từ các công ty thuộc ngành khác như Ngân hàng, bảo hiểm, dầu khí…
  • Giúp quản lý đồng bộ thông tin, dữ liệu khách lưu trú từ các nguồn để có phân bổ chỉ tiêu, thay đổi tỷ lệ nguồn khách phù hợp với từng giai đoạn, thời điểm du lịch trong năm
  • Có lịch sử khách lưu trú trong nhiều giai đoạn giúp chăm sóc khách hàng quen, khách hàng thường xuyên, tạo ưu đãi cho khách hàng mới…
  • Giúp quản lý công suất, năng suất phòng một cách hiệu quả nhất
  • Giúp lập báo cáo chiến lược bán hàng, phân tích thị trường, giá phòng bình quân để nâng cao năng lực cạnh tranh cho khách sạn.

b) Đối với bộ phận buồng phòng (Housekeeping)

  • Xử lý đồ thất lạc (Lost & found)
  • Cập nhật thường xuyên, chính xác tình trạng buồng phòng
  • Hỗ trợ bố trí, đổi phòng ngay cho khách hàng khi có yêu cầu khẩn cấp
  • Hỗ trợ tính phí dịch vụ giặt là, mini-bar…

c) Đối với bộ phận nhà hàng (Food & Beverage)

  • Quản lý điểm bán hàng trong khách sạn như nhà hàng, quán Bar
  • Quản lý hàng tồn kho, thống kê nhu cầu dự trữ thực phẩm, đồ uống theo lượng khách, lượng lưu trú theo thời kỳ một cách phù hợp
  • Báo cáo bán hàng tổng hợp về dịch vụ kèm thêm cho từng khách trong khách sạn
  • Có thể dùng hóa đơn tổng hợp cùng với phòng ở, tiết kiệm giấy, mực, chi phí nhân viên lễ tân riêng cho nhà hàng

d) Đối với bộ phận nhân sự (Human resource)

  • Lưu trữ thông tin về ca làm việc
  • Phân bổ nhân sự hợp lý theo từng thời điểm, yêu cầu đặc biệt một cách nhanh chóng, dễ dàng
  • Chấm công
  • Đánh giá chất lượng công việc, tính tự giác, thái độ

e) Đối với bộ phận kế toán (Accounting)

  • Quản lý tốt doanh thu, công nợ
  • Quản lý tiền lương
  • Sử dụng được báo cáo tổng hợp của các bộ phận, tiết kiệm thời gian làm việc với từng bộ phận riêng lẻ
  • Hỗ trợ hiệu quả cho công tác kiểm toán, khai thuế theo quy định

f) Chức năng khác

  • Tích hợp phần cứng như tổng đài điện thoại, khóa từ và hệ thống điện
  • Tích hợp hệ thống đặt phòng trực tuyến (booking engine) trên website của khách sạn
  • Tích hợp hệ thống kênh quản trị phân phối (channel manager) giúp quản lý các kênh phân phối (OTA) một cách hiệu quả
  1. Khi chọn phần mềm quản lý khách sạn (PMS) cần lưu ý gì?
  • Tổng số phòng của khách sạn?
  • Yêu cầu quản lý chuỗi khách sạn?
  • Tổng số lượng nhân viên?
  • Hệ thống có thông minh, linh hoạt, dễ sử dụng?
  • Danh tiếng của nhà cung cấp?
  • Hỗ trợ của công ty cung cấp giải pháp phần mềm có tốt và 24/7?
  • Chi phí cài đặt, duy trì có cao?
  • Các chức năng mở rộng hệ thống khi phát triển lên mức độ cao hơn
  • Chi phí cập nhật phần mềm

 

Kinh doanh trực tuyến Related